В результате внесенных в 2019 году поправок в 54-ФЗ произошло изменение правил использования кассы для общественного транспорта.

Прежде выдача чека при продаже проездных билетов не носила обязательного характера. С 01.07.2019 действие льготы прекращено, так что без установки кассы не обойтись.

Варианты решения проблемы

Российское законодательство предоставляет перевозчикам два способа использования онлайн-кассы:

• применение отдельно установленной контрольно-кассовой машины в каждом автотранспортном средстве;
• применение одной удаленной кассы на нескольких автотранспортных средствах.

Стоимость каждого из этих вариантов складывается из разных составляющих.

Установка ККМ в каждое автотранспортное средство

Затраты на покупку и использование контрольно-кассовых машин бывают разовыми и ежегодными. Первые связаны с приобретением ККМ, вторые – с покупкой фискального накопителя и оплатой услуг оператора фискальных данных.

Помимо затрат на аппаратную часть, необходимо принимать во внимание расходы на ПО и техобслуживание. Все онлайн-кассы оснащаются фискальным накопителем, расчет услуг оператора фискальных данных и техобслуживания также производится на каждую ККМ. Приобретение кассы в каждое автотранспортное средство означает не только разовые затраты, но и повышение ежегодных издержек.

Приобретение кассового аппарата

Минимальная стоимость автономной онлайн-кассы, работающей на аккумуляторах, подходящей для кондуктора автобуса – 6 тыс. руб.

Однако приобрести один кассовый аппарат на одно автотранспортное средство недостаточно, поскольку он может выйти из строя. Для недопущения простоев на период ремонта кассового аппарата требуется резервная ККМ. При этом важно принимать во внимание, что в соответствии с законодательством в чеке обозначается место расчетов. При расчетах в салоне автотранспортного средства в соответствующей строке приводится название и номер этого средства.

Для соблюдения требований законодательства придется использовать один из двух вариантов:

• Прервать движение по маршруту и произвести перерегистрацию резервной ККМ, указав номер автотранспортного средства. Для выполнения этой операции может потребоваться полный рабочий день.
• Купить на автотранспортное средство два кассовых аппарата: основной и резервный. Оба аппарата должны иметь фискальный накопитель и быть поставленными на учет в Федеральной налоговой службе.

Фискальный накопитель

В памяти ФН (на тринадцать, пятнадцать или тридцать шесть месяцев) может храниться двести пятьдесят тысяч операций. Это и чеки, и все виды отчетов.

При условии каждодневной загрузки в семьсот чеков фискального накопителя для каждого кассового аппарата хватит на одиннадцать-двенадцать месяцев. Это означает, что перевозчику придется каждый год покупать десять-двенадцать ФН на основные контрольно-кассовые машины и ФН по количеству резервных кассовых аппаратов.

Услуги оператора фискальных данных

Средняя рыночная стоимость услуг ОФД составляет 3 тыс. руб. в год за ККМ. Некоторые ОФД предлагают значительные скидки на свои услуги (например, Инитпро ОФД).

Техобслуживание

До принятия последних поправок законодательство обязывало собственника контрольно-кассовой техники подписывать контракт с сервисным центром. Теперь он не обязан это делать, однако ремонт или техобслуживание технике все равно потребуются.

Аппарат будет использоваться в автотранспортном средстве в неблагоприятных условиях: высокая или низкая температура в салоне, попадание воды, механические повреждения и т. п.

Обычно небольшие автономные ККМ изготавливаются в расчете на малый бизнес с немногочисленными покупателями, вследствие чего при усиленной нагрузке они будут быстрее подвергаться износу и ломаться.

Помимо ремонтных работ, сервисные центры взимают плату за перепрошивку ККМ в соответствии с изменениями в законах, за замену фискальных накопителей и прочие действия. Поэтому стоимость техобслуживания для каждой ККМ определяется индивидуально.

В случае поломки кассового аппарата во время рейса законодательство требует прекращения перевозки людей и приема денежных средств. Несоблюдение этого требования грозит наложением штрафных санкций за неиспользование ККМ. Минимальный размер штрафа для юрлиц составляет 30 тыс. руб.

Облачная онлайн-касса Инитпро

После проведения реформы закон содержит список случаев, в которых применяются удаленные кассы. В этот перечень входят расчеты, которые производятся в салоне общественного транспорта.

Перевозчики, которые берут в аренду облачную кассу, не только соблюдают требования законодательства, но и экономят деньги.

Порядок использования онлайн-кассы Инитпро

Облачная онлайн-касса находится в дата-центре «Инитпро» и соединяется с системой оплаты проезда, которой пользуются перевозчики.

Для получения доступа к онлайн-кассе можно воспользоваться приложением, которое установлено на смартфоне кондуктора или водителя.

Чеки печатаются на компактных мобильных принтерах или на чекопечатающих машинах, используемых автотранспортными предприятиями.

Порядок выдачи чеков

Перевозчик, купивший ККМ в каждое автотранспортное средство, выдает бумажные чеки при приеме денежных средств либо по требованию пассажира отправляет на смартфон или электронную почту электронный чек.

Собственники автотранспортных средств, пользующиеся облачной онлайн-кассой, имеют право выдать чек и иными способами:

• продемонстрировать QR-код на дисплее смартфона;
• предоставить бланк строгой отчетности с реквизитами чека или QR-кодом;
• предоставить напечатанный билет с уникальным идентификатором, у пассажира появится возможность получить электронный билет на протяжении дня самостоятельно;
• переслать реквизиты чека на номер мобильного телефона или электронный почтовый ящик пассажира.

На чем можно сэкономить путем установки облачной онлайн-ККТ

На числе контрольно-кассовых машин

ККМ формирует чек за две секунды, за двадцать четыре часа она выбивает десятки тысяч чеков. Вместо приобретения десяти кассовых аппаратов можно арендовать одну облачную онлайн-кассу.

Сложность заключается в том, что память фискального накопителя ограничена 250 тысячами операций, поэтому при нагрузке в семь тысяч чеков его хватит всего на один месяц.

Выход состоит в аренде трех облачных онлайн-касс, в этом случае менять фискальный накопитель придется один раз в квартал, распределение нагрузки будет равномерным, а поломка одного из фискальных накопителей никак не повлияет на работу автопарка.

На услугах оператора фискальных данных

«Инитпро» является аккредитованным ОФД, который оказывает услуги бесплатно в течение всего срока аренды онлайн-кассы. Величина экономии, получаемой перевозчиками на одну кассу, достигает 3 тыс. руб. в год.

На техобслуживании кассовых аппаратов

Взятые в аренду онлайн-кассы остаются в высокотехнологичном центре обработки данных «Инитпро», который несет полную ответственность за бесперебойное функционирование данной техники двадцать четыре часа в сутки.

Операции по техобслуживанию, замене фискальных накопителей, ремонту аппаратов включены в стоимость аренды и не требуют отдельной оплаты.